Den gemensamma koden slutar vara ett skydd
En kod som alla på arbetsplatsen känner till identifierar ingen. Den släpper in, men den säger inget om vem som gick in, och den går inte att ta ifrån en enskild person utan att alla andra berörs samtidigt.
Spridningen sker tyst. Koden lämnas vidare till en vikarie, till en hantverkare som skulle in en gång, till en leverantör som kom utanför arbetstid. Efter ett par år vet ingen längre hur stor kretsen är, och då återstår bara att byta för hela verksamheten på en gång.
Utgångspunkten bör vara att varje person har något eget – egen kod, egen tagg eller egen behörighet i systemet. Delad kod hör hemma på dörrar där det inte spelar någon roll vem som passerar.
Dela upp behörigheten efter utrymme och tid
Behörighetsnivåer blir begripliga när de följer lokalen i stället för organisationsschemat. Entrén är ett steg, kontorsdelen ett annat, och de rum där kontanter, serverutrustning eller kundhandlingar förvaras ett tredje.
Tiden är en egen dimension. Åtkomst dygnet runt behöver sällan alla; de flesta ska in under arbetsdagen medan en mindre grupp behöver kunna öppna tidigt, sent eller på helg. Den uppdelningen kostar inget att göra och minskar konsekvensen av att en kod sprids.
Externa parter ska ha egna behörigheter med slutdatum. Städ, kyla, larm och andra som återkommer regelbundet läggs upp var för sig, så att ett avslutat avtal kan stängas av utan att någon annan påverkas.
Loggen svarar bara på det du gjort möjligt att fråga
Systemet registrerar vilken kod eller bricka som användes vid en viss tidpunkt. Är den personlig går händelsen att knyta till en person. Är den delad visar loggen bara att någon var på plats.
Vissa händelser syns aldrig. En dörr som ställs upp med en kartong, någon som följer med in bakom en kollega, eller ett dörrblad som inte gick igen ordentligt blir ingen registrerad passage.
Bestäm i förväg vem som får läsa loggen och i vilka lägen. Att gå igenom passager i efterhand rör personalen, och det blir betydligt lättare att hantera om spelreglerna satts innan något inträffat.
Ordningen när någon slutar
Stäng av den elektroniska åtkomsten samma dag som anställningen upphör, inte när nyckelknippan lämnas tillbaka. Det är den enda delen som går att återkalla på distans, och därför ska den ligga först.
Därefter tas det mekaniska om hand. Kvitterade nycklar, nycklar till skåp och eventuella reservnycklar som ligger hemma hos personen följs upp och antecknas som återlämnade eller saknade.
Sist byts de koder som varit gemensamma och som personen kände till: entrékoden, larmkoden och koder till utrymmen utan personlig behörighet. Sker avslutet under konflikt görs det direkt och inte vid nästa planerade genomgång.
Reservplanen för dygnet då systemet inte svarar
Elektronik utan ström är ett hinder, inte en låsning. Ta reda på vad era dörrar gör vid ett avbrott – somliga släpper upp, andra förblir stängda – eftersom det avgör om problemet blir att ingen kommer in eller att vem som helst gör det.
Det ska finnas en mekanisk väg in som inte är beroende av systemet, och fler än en person ska känna till den. En nödnyckel i ett skåp innanför den låsta dörren är ingen reservplan.
Skriv ned vem som kontaktar vem. En kort ordning – först den som administrerar systemet, sedan leverantören, därefter någon som kan öppna mekaniskt – sparar tid när något händer utanför kontorstid.
Underlaget som gör felanmälan kort
Ha dörrens beteckning, systemets namn hos er och uppgift om vem som får beställa arbete tillgängligt. Saknas det går första samtalet åt till att reda ut vem som har rätt att godkänna något.
Notera också om felet gäller kodlåset eller dörren det sitter på. Det avgör om ärendet hör hemma hos den som sköter systemet eller hos någon som arbetar med mekaniken bakom.